EasyHours é operado por Martin Nielsen, Zollikerstrasse 23, 8008 Zurique, Suíça ("EasyHours", "nós" ou "nosso").
Pode contactar-nos em para questões de privacidade, pedidos de suporte ou exercício de direitos sobre dados pessoais.
Esta Política de Privacidade explica como recolhemos, usamos, divulgamos e protegemos dados pessoais no âmbito do EasyHours.
1. Âmbito
EasyHours é um serviço empresarial de registo de horas, picagem de ponto e gestão de assiduidade. Destina-se a empresas e utilizadores autorizados, incluindo proprietários, administradores, responsáveis, trabalhadores e utilizadores de quiosque.
Quando uma empresa usa EasyHours para gerir dados de trabalhadores, folhas de horas, horários, aprovações ou funcionalidades de assiduidade com localização, essa empresa normalmente decide porquê e como esses dados são usados. Nesses casos, EasyHours processa esses dados por conta do cliente.
EasyHours também processa alguns dados para as suas próprias finalidades, incluindo administração de contas, autenticação, segurança, faturação, suporte, prevenção de fraude e comunicações de serviço.
2. Dados Pessoais que Recolhemos
Consoante a utilização do serviço, podemos recolher:
- dados de conta e perfil, como nome, email, telefone, idioma, país, imagem de perfil e dados de configuração;
- dados de autenticação e segurança, como códigos de verificação, sessões, endereço IP, user agent, metadados de dispositivo, versão da app e registos de prevenção de abuso;
- dados da empresa, como nome, logótipo, país, definições, funções, convites e estado da subscrição;
- dados laborais ou de equipa inseridos pelo cliente, como identificadores, departamento, datas, função, horário, regras de horas extra e outras definições;
- dados de registo de horas e assiduidade, incluindo entrada, saída, pausas, folhas de horas, aprovações, notas, correções, timestamps, fuso horário, projeto, tarefa, local e histórico;
- dados de localização, se funcionalidades de GPS ou geofencing forem ativadas;
- ficheiros e media, como avatares, logótipos, anexos e metadados de armazenamento;
- dados de faturação e transação;
- dados de notificações e dispositivos, incluindo tokens push e preferências de lembretes;
- mensagens de suporte e comunicações que nos envie.
3. Como Usamos os Dados
Usamos dados pessoais para:
- fornecer, operar, manter e proteger o serviço;
- criar e gerir contas e espaços de empresa;
- autenticar utilizadores e gerir sessões;
- processar picagens, folhas de horas, pausas, aprovações, horários, relatórios e exportações;
- suportar fluxos de quiosque e dispositivos partilhados;
- ativar localização e geofencing quando configurados pelo cliente;
- processar subscrições, faturação, impostos e administração;
- enviar mensagens de serviço, lembretes e comunicações de suporte;
- prevenir fraude, abuso e incidentes de segurança;
- cumprir obrigações legais e aplicar os nossos termos;
- melhorar fiabilidade, desempenho e usabilidade.
4. Bases Legais
Quando a lei de proteção de dados exige uma base legal, podemos recorrer a uma ou mais das seguintes, consoante o contexto:
- execução de contrato ou diligências pré-contratuais;
- interesses legítimos, como operar um serviço seguro e fiável, prevenir abuso, prestar suporte e melhorar o serviço;
- cumprimento de obrigações legais;
- consentimento, quando exigido, por exemplo para certas permissões de dispositivo ou tecnologias não essenciais.
Clientes em Portugal devem avaliar as suas próprias bases legais para registo de horas, gestão de assiduidade, GPS, geofencing, quiosques, eventual biometria ou outras formas de controlo, em particular à luz do RGPD e da legislação laboral aplicável.
5. Responsável pelo Tratamento e Subcontratante
EasyHours não atua sempre no mesmo papel.
EasyHours como responsável pelo tratamento
EasyHours atua como responsável pelo tratamento para dados usados nas nossas próprias finalidades, incluindo:
- criação e administração de contas;
- login, autenticação e segurança;
- faturação, subscrições e pagamentos;
- suporte e comunicações de serviço;
- prevenção de fraude e cumprimento legal;
- melhoria interna e administração operacional.
EasyHours como subcontratante
EasyHours atua geralmente como subcontratante quando um cliente usa o serviço para armazenar, gerir ou analisar dados de trabalhadores por conta da sua organização, incluindo:
- registos de trabalhadores;
- picagens, folhas de horas e registos de assiduidade;
- horários e aprovações;
- anexos carregados pelo cliente ou utilizadores autorizados;
- localização ou geofencing em fluxos configurados pelo cliente.
Se os seus dados forem tratados através do EasyHours pelo seu empregador ou organização, essa entidade é normalmente o primeiro ponto de contacto para questões sobre esses dados.
6. Localização, Assiduidade e Monitorização
As funcionalidades de localização e geofencing são opcionais. Se um cliente as ativar, e se o utilizador ou dispositivo conceder as permissões necessárias, EasyHours pode tratar dados de localização associados a fluxos de picagem de ponto e assiduidade.
Os clientes são responsáveis por usar estas funcionalidades de forma lícita, transparente e proporcional, incluindo avisos aos trabalhadores, políticas internas, minimização de dados e conformidade com RGPD, legislação laboral, orientações da CNPD e regras aplicáveis em Portugal.
EasyHours não exige biometria para funcionar. Se um cliente usar sistemas biométricos externos ou outros meios de controlo sensíveis, deve avaliar necessidade, proporcionalidade, base legal, alternativas e medidas de segurança antes da implementação.
7. Partilha de Dados
Podemos partilhar dados pessoais com:
- o cliente relevante e utilizadores autorizados, conforme permissões da conta;
- prestadores de serviços e subcontratantes que ajudam a operar o serviço, como alojamento, base de dados, armazenamento, backups, email, pagamentos, analytics, mapas, geocoding, notificações push, segurança e suporte;
- consultores profissionais, como advogados, contabilistas, auditores e seguradoras;
- autoridades ou terceiros quando a divulgação seja necessária para cumprir lei, processo legal, pedido governamental válido ou proteger direitos, segurança e integridade.
Os nossos fornecedores podem incluir Hetzner, Backblaze, Resend, Stripe, PostHog, Google Maps Platform, Apple Push Notification service e Firebase Cloud Messaging, entre outros que possamos usar para operação e segurança.
8. Transferências Internacionais
EasyHours pode tratar dados pessoais na Suíça e noutros países onde nós ou os nossos prestadores operam.
A nossa infraestrutura principal de aplicação, base de dados e armazenamento está alojada na Alemanha. Usamos atualmente a região EU Central da Backblaze para cópias de segurança. Alguns prestadores podem tratar ou aceder a dados a partir de outras jurisdições.
Quando exigido por lei, usamos salvaguardas adequadas para transferências internacionais, como acordos de tratamento de dados, cláusulas contratuais-tipo ou mecanismos reconhecidos equivalentes.
9. Conservação
Conservamos dados pessoais pelo tempo razoavelmente necessário para as finalidades descritas nesta Política, incluindo fornecer o serviço, cumprir obrigações legais, resolver litígios, aplicar contratos, manter segurança e conservar registos empresariais.
Em geral:
- dados de conta e perfil são mantidos enquanto a conta estiver ativa e por período razoável depois;
- registos de segurança e autenticação são mantidos enquanto necessário para segurança, prevenção de fraude, diagnóstico e auditoria;
- dados de trabalhadores, registo de horas e assiduidade são geralmente conservados segundo instruções do cliente e obrigações contratuais e legais;
- dados de faturação e impostos podem ser conservados por períodos mais longos quando exigido por lei;
- cópias de segurança podem permanecer em backups rotativos por período limitado antes de serem substituídas ou apagadas.
Em Portugal, o cliente pode ter obrigações próprias de conservação de registos de tempos de trabalho e documentação laboral. EasyHours não substitui essa avaliação.
10. Cookies e Tecnologias Semelhantes
EasyHours usa cookies e tecnologias semelhantes para autenticação, gestão de sessão, segurança, funcionalidade de quiosque, preferências, operação técnica e analytics quando configurado.
Se usarmos cookies ou tecnologias não essenciais onde o consentimento seja exigido, solicitaremos esse consentimento através de mecanismo apropriado e atualizaremos esta Política quando necessário.
11. Segurança
Usamos medidas técnicas e organizativas razoáveis destinadas a proteger dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, uso indevido, alteração ou divulgação.
Nenhum método de transmissão ou armazenamento é totalmente seguro, pelo que não podemos garantir segurança absoluta.
12. Os Seus Direitos
Consoante a lei aplicável, pode ter direitos como acesso, retificação, apagamento, oposição, limitação, portabilidade e retirada de consentimento.
Para exercer direitos, contacte .
Se EasyHours tratar os seus dados por conta do seu empregador ou outra organização cliente, deve normalmente contactar essa organização primeiro. Poderemos ajudar o cliente a responder ao pedido quando exigido.
13. Reclamações
Se tiver uma preocupação sobre o tratamento de dados pessoais, contacte-nos primeiro em .
Pode também ter direito a apresentar reclamação à autoridade de controlo competente, incluindo a Comissão Nacional de Proteção de Dados em Portugal, a autoridade local aplicável ou o Federal Data Protection and Information Commissioner na Suíça.
14. Dados de Crianças
EasyHours destina-se a uso empresarial e não é dirigido a crianças. Não recolhemos intencionalmente dados pessoais diretamente de crianças em utilização de consumo.
15. Alterações a Esta Política
Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. Quando o fizermos, publicaremos a versão atualizada no serviço e alteraremos a data acima. Alterações materiais podem também ser notificadas pelo serviço ou por email quando apropriado.
16. Contacto
Martin Nielsen
Zollikerstrasse 23
8008 Zurique
Suíça
Email: